勤務時間の計算は電卓でできる!3つの方法を具体例とともに解説!

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勤務時間を電卓で計算する方法ってどうやるの?

電卓では以下の3つの方法で勤務時間の計算ができます!

  • 時間を数字で表記して計算する方法
  • 時間を単に変換して計算する方法
  • 電卓の時間計算キーを使用する方法

それぞれの計算方法について具体例とともに詳しく解説していきますね。

また、この記事では勤務時間の計算の注意点や便利な勤怠管理システムについても紹介していきます。

従業員の勤務時間の計算や管理を行うことは、労働基準法に定められた義務です。

企業は従業員の勤務時間や労働時間、残業時間などを計算し、管理しなければいけません。

この記事を読めば勤務時間の計算方法を知ることができ、効率よく管理できますよ♪

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目次

勤務時間の計算は電卓1つで簡単にできる!

勤務時間の計算は電卓で簡単にできるの?

みなさんは電卓を使う機会はありますか?頭で計算できないときに使えるからとても便利ですよね。

実は勤務時間を計算するときには電卓がとても役に立ちます。電卓では以下の3つの方法で勤務時間の計算ができます!

・時間を数字で表記して計算する方法
・時間を単位に変換して計算する方法
・電卓の時間計算キーを使用する方法

これら3つの計算方法を知るだけで、スムーズに作業が進みますよ。

勤務時間の計算は以下の式を使って時間を求める必要があります。

勤務時間=退勤時刻-出勤時刻

この計算式を使って実際に勤務時間を電卓で計算してみましょう。

時間を数字で表記して計算する方法

時間をそのまま数字に表記して計算する方法は60進法というものです。主に勤務時間を1分単位で計算する時に使います。

計算する場合は上1~2桁を時間、下2桁を分で表します。

それでは例題を使って勤務時間を計算してみましょう。

例1)8:45~17:45までの勤務
1745‐845=900

このように計算し、勤務時間は9時間であるということがわかります。

例2)6:30~16:00の勤務
1600‐630=970

このように計算し970が答えになるのですがこのままでは下2桁を『分』に変換できません。

下2桁が60を超えた場合は、「40」を引いた数字が『分』になります。そうすると930→9時間30分の勤務時間という答えがでますね。

ここで、『なぜ下2桁が60を超えると「40」引かないといけないのか。』と疑問に思う方もいるでしょう。

本来、例2)を時間のまま計算するとき、下2桁の計算は60から30を引いてあげないといけません。

しかし今は時間を数字で表記して計算しているため繰り下がりの計算で100から30を引いている状態です。

正確に『分』を求めるためにはその差を引かないといけません。よって60以上の数字は「40」で引くというルールがあります!

例2)のように勤務時間9時間30分だった場合、労働時間は休憩時間「1時間」をさし引いた8時間30分です。

※労働基準法では「1週間の労働時間は40時間、1日の労働時間は8時間以内」と定められています。

8時間を超えると法定外残業時間の扱いです。30分の残業でも割増賃金を払う必要があります。

時間を単位に変換して計算する方法

時間を単位に変換して計算する方法は10進法というものです。この方法は15分単位や30分単位の勤務時間計算の時に使います。

9時00分→9.00
9時15分→9.25
9時30分→9.50
9時45分→9.75

このように表記されます。これは15分を0.25時間に置き換えた表記です。

時間を単位に変換して計算する方法も例題を使って計算してみましょう。

例)8:45~17:00までの勤務
17.00‐8.75=8.25

8.25を時間に変換すると勤務時間は8時間15分になります。

15分=0.25時間と覚えておけば基本的な15分単位の勤務時間の計算は対応できますので、難しく考えなくて大丈夫です。

電卓の時間計算キーを使用する方法

電卓の中には勤務時間の計算に対応したものもあります。それは時間計算キーという、時間計算の機能がついた電卓です。

勤務時間を計算する中で、従業員によっては遅刻や早退、残業等定刻通りに時間が計算できないケースもあります。

そういった場合、「15分単位だから15分削ればいい」というわけにはいきません。勤務した時間は1分単位で計算することが原則だからです。

しかし1分単位での時間計算は10進法から60進法への変換が難しいです。

そんな時、時間計算の機能があれば簡単に計算することができますよ。時間計算キーは画面のすぐ下、上のキーの列の左側にあります。

時間計算キーを押すことで60進法を使った時間計算や10進法と60進法の変換ができるようになりますよ。

それでは、時間計算キーを用いて60進法から10進法に変換する計算をしてみましょう。

例)8:33~15:51まで勤務した場合
15『時間計算』51『時間計算』−8『時間計算』33『時間計算』=7‐18’00”

計算の答えは「7‐18’00”」(7時間18分)です。ここでもう1回『時間計算』を押すことで10進法の「7.3」に変換されます。

10進法から60進法に変換する方法も試してみましょう。

例)「7.3」を10進法から60進法へ変換
7.3『時間計算』=7‐18’00”

上記のようなきりが悪い数字を60進法に変換するのは大変ですが、時間計算キーがあれば簡単に10進法や60進法への変換が可能です。

気になる人は時間計算の機能がついた電卓で試してみてくださいね。

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勤務時間の計算はほかにも3つの方法がある!

勤務時間の計算の方法ってほかにもないかなあ。

上述で勤務時間の計算を電卓でする方法が知れたと思いますが、他にも方法がないものか気になりますよね。

実は勤務時間の計算方法はほかにも3つの方法があります!

・エクセル
・無料集計サイト
・タイムレコーダー

会社や企業の従業員数や規模が違うと、管理のシステムも変わってきます。

ここでは電卓以外の勤務時間の計算方法とメリット・デメリットをご紹介します。

エクセル

エクセルの関数を使うことで勤務時間の計算ができます。会社や企業ではエクセルを使った計算方法が増えているようです。

勤怠管理のテンプレートを使うことでパソコンが苦手な方でも時間を入力し、計算することができます。

関数をあやまって消さないように気を付ける必要がありますが電卓よりも手間なく計算ができます。

私の以前勤めていた職場ではエクセルを利用した勤怠管理が導入されていました。パソコンが苦手な私でも打ち込むだけの作業でしたので簡単でしたよ♪

メリット
・勤怠管理表テンプレートをダウンロードして使うことで勤務時間を打ち込むだけの作業ができる

・従業員が自ら打つので全員分の勤務時間を計算する手間が省ける

デメリット
・従業員が自分で入力するときにミスをしたり、不正入力のリスクがある

勤務時間集計サイト

無料サイト上にある、勤務時間集計サイトは時間を入力すれば自動で勤務時間を集計してくれます。

サイトにアクセスして、出勤時間や退勤時間などを入力するだけの単純作業なのでパソコンなどの機械が苦手な方にも簡単にできます。

メリット
・無料サイトにアクセスし、自分の勤務時間を入力する作業なので誰でも簡単にできる

・入力すれば自動で勤務時間の計算をしてくれる

デメリット
・入力にあやまりがあると正しく計算されず、修正の手間がかかるのでミスをしないように注意が必要

集計機能がついたタイムレコーダー

タイムカードを導入している企業にいると、タイムレコーダーを使うのは日常茶飯事ですよね。

私も今務めている職場はタイムカードで勤怠管理を行っているので必ず出勤時間と退勤時刻にタイムレコーダーを使います。

タイムカードを利用している企業の中には集計機能がついたタイムレコーダーを使用しているところもありますよ。

専用のタイムカードで打刻することで勤務時間の計算が自動でできます。残業時間や時間外勤務、深夜勤務など、細かい内容も計算できるようです。

メリット
・タイムカードを打刻するだけで勤務時間や残業、時間外勤務など細かい集計をすることができる

デメリット
・打刻忘れや打刻漏れがあると修正に手間がかかる。従業員による不正のリスクがある

勤務時間を計算するときの注意点3つを解説!

勤務時間を計算するときの注意点ってなにかな?

上述では勤務時間の電卓を使った計算方法や、その他の計算方法について説明してきました。

勤務時間を計算するときには以下3つの注意点を理解しておく必要があります。

・入力ミスをしない
・労働時間は1分単位での計算が原則
・勤怠情報の保存期間は5年

企業や会社は従業員の勤務時間や従業員の情報を適切に管理しなければなりません。勤務時間を計算するときの3つの注意点について解説していきます。

入力ミスをしない!

勤務時間は電卓やエクセル、勤務時間集計サイトを利用して勤務時間を計算することができます。

しかし、簡単な入力作業でも人が行うことは少なからずミスが起きます。企業の規模や従業員の人数が多くなればなるほど、入力ミスは増えやすいです。

もし間違いが見つかった場合、それを修正するための時間も手間もかかりますよね。

正確な勤務時間を管理するためには正しい勤務時間の入力が必要になりますので、一人ひとりが入力ミスをしないようにしましょう!

労働時間は1分単位での計算が原則

電卓を使った計算方法でもお伝えしましたが、遅刻や早退、時間外労働などが生じた場合は1分単位での計算が原則です。

企業や会社によっては勤務時間を15分単位、30分単位と計算しているところもあるでしょう。

勤務時間が定刻どおりであれば問題ありませんが、遅刻や早退、残業を15分単位で切り捨てることは違法です。

企業や会社は従業員の労働した分の時間の給与を1分単位で支払う義務があります。

15分単位だからと言って、5分程度の遅刻を15分遅刻したことにするなどの書き換えはやめましょう。

また残業を行った場合、法定時間外であれば割増賃金を支払う必要があります。

労働基準法に違反すると労働基準監督署の指導が入ることになりますので、自身の企業の勤怠管理に問題がないか見直してみましょう。

勤怠情報の保存期間は5年

勤務時間を管理するうえで、従業員の勤怠情報の保存にも注意が必要です。

個人情報というものはその法律で定められた期間、大切に保存しなければならないという義務があります。

出勤管理表やタイムカードなど従業員の勤務時間の情報が記載された記録は5年保存し管理するよう定められています。

もし大切に管理をせず従業員や労働基準監督署から問い合わせが来た場合、大きな問題となってしまいますよ。

従業員の情報は勤怠情報であっても大切に保管しておきましょう。

勤務時間の計算の管理には勤怠管理システムを導入!

勤怠管理システムで効率よく勤務時間の計算ができるの?

これまでの方法では手入力や打刻で勤務時間を計算するため、入力ミスや打刻漏れにより修正に手間もかかかることがわかりました。

そこでおすすめなのが、社員の出退勤の時間管理をしてくれる勤怠管理システムです!

従業員の勤務時間を漏れなく把握し、効率よく勤務時間の計算を管理するために勤怠管理システムを導入する企業も増えています。

勤怠管理システムを導入することで従業員の勤務状況を正しく管理することができます。

システムにそって勤務時間の計算を管理するため打刻漏れや入力ミス、不正打刻の心配もありません。

しかし内容を知らないとピンとこないですよね。ここでは勤怠管理システムについて詳しく解説していきます。

効率よく勤怠管理をしたいあなたの手助けになるかもしれません。

企業に合った打刻方法を選べる

勤怠管理システムはスマートフォンやタブレットなどweb上の管理だけではなく指紋認証やICカードでの管理ができます。

GPS機能や顔認証付きであれば従業員の不正も防げます。

複数の種類があるためそれぞれ企業に合ったものを導入できますよ。

私が以前勤めていた会社の中には指紋認証とアプリ上で勤務時間の管理ができるところもありました。

指紋認証の打刻を忘れてもアプリの中で出勤時刻や退勤時刻を入力できるのはありがたかったですね!

システムによっては打刻忘れをアラームで通知する機能もあるみたいですよ♪

有給休暇や残業の管理ができる

勤怠管理システムでは残業や有給休暇の管理、有給申請を行うことができます。

働き改革により残業時間は月40時間以内、有給休暇は半年に5日取得を義務付けられるようになりました。

勤怠管理表やタイムカードでは残業時間や有給休暇の総数がわかりにくいですが勤怠管理システム上では誰が見ても一目でわかります。

家にいながらでも残業時間や有休休暇の総数を確認することができます。

私が経験したシステムでは有給申請もアプリ上でできたのでとても便利でしたよ♪

アラートで通知してくれる機能もあるためオーバーワークを防ぐこともできます。

業務改善につながる

勤怠管理システムを取り入れる大きな目的はなんといっても業務を効率よく行い、業務量や人件費を減らすことでは無いでしょうか。

タイムカードや勤怠管理表から情報をひろって入力する作業は時間がかかりますしミスをすると修正の手間がかかります。

勤怠管理システムで管理することにより、勤務時間を自動で集計してくれます。

打刻漏れや不正入力も予防できるため、正しい勤務情報を集計できますよ。

勤務時間の計算だけではなく、残業時間や有休、欠勤などの管理もできるため、給与計算も時間をかけずにできます。

システムによってはシフトと連携できるものもあるみたいです。

労働基準法が改正されるとシステム側が法改正に基づいた内容にアップデートをします。

導入前のように書面で情報を確認し、シフトや就業規則の変更など行う必要がありません。

勤務時間管理のための業務改善を行いたい会社や企業にはおすすめです。

まとめ

  • 勤務時間の計算は電卓を使った方法で簡単にできる
  • 勤務時間を電卓で計算する方法は10進法、60進法、時間計算キーを使った3通りの方法がある
  • 時間計算機能で60進法を使った時間計算や10進法と60進法の変換ができるようにな
  • 勤務時間の計算方法はほかにも、エクセル、無料集計サイト、タイムレコーダーを使った3つの方法がある
  • 15分単位で勤務時間を計算していても遅刻や早退、残業などが発生すればその分の勤務は切り捨てず、1分単位での計算が必要
  • 勤怠情報は5年間の保存が義務付けられる
  • 勤務時間の計算の管理には勤怠管理システムがおすすめ
  • web上で勤務時間や有休、残業時間を管理することができて勤務時間や給料を自動集計してくれるため業務改善をはかることができる

この記事では勤務時間の計算方法には電卓をはじめ、いくつもの方法があるということがわかりましたね。

従業員や会社の規模によって適した勤怠管理システムは様々です。

私が今まで経験してきた職場では勤怠管理システムを導入しているところもあれば、勤怠管理表を電卓で計算しているところもありましたよ。

この記事を読んで自社の勤務時間の計算に適している方法はどれか探してみてはいかがでしょうか♪

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家でも職場でもきっとあなたの気分を高めてくれますよ♪

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