また電話かあ…できれば取りたくないなあ。
安心してください！電話対応を苦手と感じて辞めたいと思っているのは、あなただけではありませんよ。
苦手を克服して今の仕事を続けるか、別の仕事を選ぶかで、今後の仕事へのモチベーションが変わってきます。
この記事では、電話対応を苦手と感じる状況や克服するためのワンポイントアドバイスをお伝えします。
電話対応や今の仕事を辞めたいという気持ちは、自分を見つめなおす機会にもなりますよ。
辞めたいなあと思っているだけでは、どんどんあなたの貴重な時間が失われていくことになります。
この記事を読めば、あなたが苦手だと感じるシーンや理由が明確になり、克服する方法やどのような行動をしたらいいのかが見えてきますよ。
是非自分がもう一歩成長できるきっかけを掴みましょう！
電話対応が苦手で辞めたいのはあなただけじゃない!
電話対応が苦手で辞めたいと感じているのはあなただけではなく、ほとんどの社会人が感じているまたは感じてきたことです。
新入社員や転職したばかりのときは、会社のことをほとんど知らない状態です。そんな中で、上手く電話に対応できないのは当たり前ですよね。
相手と上手く話せるのかや聞き取れるか、周りの同僚からの視線などが気になって緊張してしまいます。
電話対応が苦手だと感じるシーンを明確にすることで、克服するポイントや取るべき行動がわかりますよ。
では具体的にどんな場面で、電話対応が苦手で辞めたいと感じるのでしょうか？
最近の若手社員はそもそも電話に慣れていない
最近の20代～30代の若手社員は、子どものころからLINEやメールが身近にあり、電話に慣れていない傾向があります。
私も毎日使っていますが、友達との会話をLINEなどで行えば、自分の好きなタイミングで読んで返信することができますよね。
一方で電話は相手の状況がわからないため、すぐに要件を伝えられない可能性があります。
情報をスマートにやりとりしている今の時代は、電話よりLINEやメールが選ばれやすいというわけです。
またLINEは一度時間をおいて返信できますが、電話はその場ですぐに答える必要があります。
とっさに答えるという行為にドキドキして、普段から電話対応が苦手になり辞めたいと感じてしまうようです。
周りの上司や同僚に会話を聞かれることが怖い
後ろの上司、私の会話を全部聞いてチェックしてないよね…？
私が新人のときに思ったことなのですが、なぜか会社で自分が電話する時だけ、周りがシーンと静かになるように感じたことありませんか？
デスクワークの会社だと、みんなが黙々と作業をしていて、電話対応の声が響いてしまいます。
もしかしたら会話を全て聞かれているかも？きちんとしゃべれているかな？文法は？とパニックになってしまうんですね。
私も電話中になかなか言葉が出てこず、後ろの上司が気になって冷や汗が出たことが何回もあります。
また電話対応のビジネスマナーってとても難しいですよね。御社と弊社を使い分けたり、名前を名乗るタイミングであったり数えだすとキリがありません。
初めに新人研修などで習いますが、その通りやろうとしてプレッシャーになっている可能性があります。
初めて話す人との会話にドキドキしてうまく話せない
電話口の相手が初めて話す人だった場合、緊張度が増してうまく話せないかもと不安に感じることがあります。
特に会社の代表番号にかかってくる電話をとる場合は、お客さんであったり、取引先の人であったり、誰からの電話なのか検討が全くつきませんよね。
お客さんであった場合は、自分がわかる内容なのか？怒られたらどうしよう？という不安がでてきます。
取引先の人に「いつものあれお願いね」と言われても、ええ、いつものあれってなに？でも聞けないし…と言葉に詰まってしまう場合があるかもしれません。
聞き取る内容が多く、間違いなくメモできているか不安
聞き取らないといけない項目が多すぎて、間違いがないようにメモするのに不安を感じることがあります。
電話がかかってきたときは、すぐに相手の会社名や名前、内容などをすばやく聞き取る必要がありますよね。
聞きなれない単語が多くて、全然内容が頭に入ってこないよ
また電話を取りつぐ上司が不在だった場合、後で内容を伝えに行く必要があります。相手から聞き取った内容を、上手く伝えられるのかも不安ですよね。
私もきちんと聞き取れないうちに電話を切られてしまい、相手のお名前がわからないなんてことがありました。
電話対応の苦手を克服するポイントを悩み別にご紹介!
電話対応が苦手、でも少しでも克服したいというあなたに、ワンポイントアドバイスを悩み別にお伝えしていきます。
上手に電話対応できない場合は、他の人のマネをする、ゆっくり喋る、怒っている相手を否定しないなど少し対応を変えるのがおすすめです。
また上司の評価が気になる場合は、自分が成長できるチャンスかもとポジティブに捉えてみましょう！
対応や考え方を少し変えるだけで、苦手を克服しやすくなるかもしれませんよ。
上手な人をマネして、知らない話は折り返そう!
入社して半年たったのに、なかなか受け答えが上手くならないなあ…。
入社してしばらく経つのに、上手く喋れないと感じる場合は、他の人の電話応対をマネしてみましょう。
入社後半年程度経つと、段々と周りの状況が見えてきます。周りの同僚で、電話対応が上手い人はいないでしょうか？
上手な人の電話対応をしっかり聞くと、対応の仕方がわかります。まずはその人の喋り方をマネして話すことで、確実に普段よりスムーズに電話をすることができますよ。
苦手なことを自己流で続けていても、なかなか上達はしていきません。
思い切って上手な人にコツを聞いてみるのも、克服のきっかけになるのでおすすめです。
突然知らないことを聞かれたら、どう対応したらいいんだろう？
自分の知らないことを聞かれてすぐに解決できない時は、確認して折り返す対応が正解ですよ。
入社したばかりのときは、会社のことをほとんど知らないのは当たり前です。質問内容がわからない場合は、保留にして誰かに聞いたり、電話を代わってもらったりする必要があります。
質問内容はわかるけれど、対応がわからない場合はきちんと確認するためにも折り返すようにしましょう。
しっかり確認せずにあいまいな回答をしてしまうと、相手の悩みを解決することができません。
折り返す旨を伝える時は今日中に、何時までにと期限をお伝えすると相手も安心して待つことができますよ。
ゆっくり話して、相手の名前と会社名を聞き取ろう!
相手の名前や要件が聞き取れない…私の耳がおかしいのかな？
相手の話している内容が上手く聞き取れない場合は、ゆっくり話すことをこころがけましょう。
こちらがゆっくり話すだけで、相手も同じようにペースを合わせてくれるかもしれません。
周りの環境や相手の喋り方や声の大きさによって、聞き取れないことは誰にでもあります。
名前がどうしても聞き取れない場合は、漢字でどう書くか聞いてみるという方法もありますよ。
そもそも聞き取る内容ってこれでいいの？多すぎて何を聞いていないのかわからなくなるよ。
聞き取る項目が多い場合でも、相手の名前や会社名だけは初めに必ず聞くようにしましょう！
名前や会社名がわからないと、万が一聞き取りに不備があった場合に折り返すことができません。
また聞きとる内容が多い場合は、途中や最後に内容を復唱してみましょう。
復唱することで、こちらが間違って聞き取った場合も相手が間違いを指摘してくれるようになりますよ。
相手の話を否定せず、勧誘はきっぱり断ろう!
クレーム対応に対応できる気がしないなあ。相手を怒らせてしまうかもしれない…
クレーム対応のときは、相手を否定するような言い方をしないのが鉄則です。
当然ですが、クレーム電話をかけてくる相手は怒っています。
怒っている相手に反論すると、さらに怒らせてしまう場合がありますよ。
どう対応しようと考えるより、相手の話にしっかり耳を傾けて、何が起こっているのか把握することが大切です。
勧誘の電話をうけたら上手く断れる自信がないなあ…
勧誘の電話を受けたときは、早めの段階できっぱり断ることが大切です。
いやあちょっと待って！そんな簡単に断れないよ～という声が聞こえてきそうですね。
そんな時にかなり使える断り文句が、「必要な場合は、こちらからご連絡いたします」です。
結構です！とはっきり断るのって、なかなか勇気が要りますし、実際なかなか言えないですよね。
この言葉を手に入れたことで、私は勧誘電話への恐怖を克服できましたよ。
周りからの評価を自分にとってのチャンスと捉えよう!
電話中に周りの目が気になるなあ…全部聞かれていたらどうしよう？
入社したての頃は周りが気になるかもしれませんが、電話対応について聞くチャンスかもしれませんよ。
聞かれていると思うと恥ずかしいですが、視点を少し変えて「聞いてもらっている」と考えてみてください。
電話後に「さっきの電話対応なんですが…」と周りに聞いて、アドバイスがもらえるかもしれませんね。
それに上司や同僚は他の仕事にも追われています。思ったより、あなたの電話は注目されていない可能性もありますよ。
電話対応について、上司に注意されることが多くてどうすればいいんだろう？
新人のときは、誰でも注意されるし、上手く行かないのは当たり前です。
注意されるうちが華という言葉の通り、年数を経ていくと段々注意してくれる人がいなくなるのが現実です。
私も同僚に対して、注意してもこの人はどうせ直さないし、伸びしろないなと思った経験がありますよ。
怒られている時は誰でも落ち込みますが、あなたのことを思って指摘してくれている場合がほとんどです。
ただしずっと怒られる、罵倒されるなど不当な注意が続く場合は、我慢する必要は一切ありません。
上司に相談したり、転職したりするなどの違う対応が必要となってきます。
電話対応を苦手と感じる時は仕事を考え直すチャンス!
電話対応が苦手で辞めたいなあとネガティブになっている時は、逆に自分の仕事を考え直すチャンスかもしれませんよ。
仕事を考え直すといっても具体的にどう行動すればいいのか、４STEPで解説していきます。
- 電話対応の少ない部署へ異動が可能か、上司に相談する
- 電話対応をしなくていい仕事を考えてみる
- キャリアコーチングで、向いている仕事を診断する
- 在職中に転職エージェントに登録してみる
苦手を克服して今やっている仕事を続けていくのか、違う職業を探してみるのかこれを機に考えてみるのはどうでしょうか？
電話対応の少ない部署へ異動が可能か、上司に相談する
まず会社内で外部からの電話が少ない部署に異動が可能なのかを、上司に相談してみましょう。
外部からの電話は苦手でも、内線であれば必要以上に言葉遣いや喋り方を気にする必要はありませんよね。
ただ私も経験があるのですが、小さな会社の場合はそもそも部署の数が少ないですよね。
中小企業の場合は、みんなで電話対応しなければ業務が進まない可能性があるので、なかなか自分だけ電話対応なしにしてとは言いづらい場合もあります。
電話代行サービスは社員の代わりに、外部からの電話対応をしてくれます。例えば、お昼や夜間帯など人が少ない時間だけ使うことも可能です。
周りに聞ける人が誰もいない時間帯でも、このサービスがあれば安心して業務をすすめることができますよね。
電話対応をしなくていい仕事を考えてみる
今の仕事を続けることが難しそうであれば、電話対応をしなくていい仕事を検討してみましょう。
例えば、工場・調理・清掃・農業・土木などの職業が思い浮かびます。
ただしこれらの職業は電話対応はあまりない反面、体を使う仕事も多く、体力がかなり求められそうです。
今までの営業や事務とは全く違う業務内容なので、すぐに始めるのは抵抗を感じるかもしれません。
本当に自分がやりたいことなのかを見極めて、仕事を選ぶ必要があります。
キャリアコーチングで、向いている仕事を診断する
やりたい仕事がなかなか見つからないという場合は、キャリアコーチングのサービスで診断を受けるのがおすすめです。
キャリアコーチングは、簡単にいうと自己分析を手伝ってくれるサービスです。
経歴や性格などから1人1人の強みや弱みを分析し、どんな仕事に向いているのかを教えてくれます。
自分だけで考えていても、なかなか向いている仕事ってわかりませんよね。
またどんな働き方をしていきたいか、将来どうなりたいかまで掘り下げてアドバイスもしてもらえます。
サービス内容によっては、転職活動までサポートしてくれる場合もあるようです。
自分の強みを把握することで、得意なことを仕事に生かせるチャンスかもしれませんよ。
在職中に転職エージェントに登録してみる
自分のやりたい仕事が大体決まったら、働きながら転職エージェントに登録してみましょう。
エージェント会社にやりたい職業を伝えると、類似の業種を色々と紹介してくれます。
働きながらだとなかなかゆっくり調べるのも難しいので、登録しておけば効率よく仕事探しができますよね。
また今の職を続けながら探すことで、ちょっとハードルや年収が高い企業への応募にチャレンジできますよ。
自分の経歴が生かせる新しい分野を発見できたり、やっぱり今の仕事が天職かも！という気づきが生まれたりすることもあるかもしれませんね。
まとめ
- 電話対応が苦手で辞めたいのはみんな同じ、特に最近の若手社員は電話に慣れていない
- 電話対応が苦手な理由は、周りの上司や同僚に会話を聞かれることが怖い・電話口で初めて話す人との会話に緊張する・聞き取る内容が多くてメモできているか不安などが挙げられる
- 苦手な電話対応を克服するポイントは、上手な人をマネして知らない話は折り返すこと・ゆっくり話して相手の名前と会社名は聞き取ること・相手の話を否定せず勧誘はきっぱり断ること
- 対応に関する周りからの評価は、自分を成長させるチャンスにつながる
- 辞めたいという気持ちを、仕事を考え直すチャンスだと捉えよう
- 仕事を考え直す４STEPは、部署の異動が可能か上司に相談、電話対応をしなくていい仕事を検討、キャリアコーチングを使い向いている仕事を診断、転職エージェントに登録
新入社員のときは、電話対応が上手くいかなくて辞めたいと悩むのは当たり前のことです。少し工夫して乗り越えるのか、別の仕事を選ぶかはあなた次第ですよ。
悩んでいる時はネガティブになりがちですが、自分のことや仕事を見つめなおすのにいいチャンスだとポジティブに考えられるといいですよね。
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